Verimli çalışmaya odaklanmak için 7 strateji

1-Tüm görevleri tek bir listede içeren bir listeye sahip olun

Etkili önceliklendirme, yapmanız gerekenlerin tüm kapsamını anlamaktan gelir; en sıradan görevler bile yazılmalı ve dikkate alınmalıdır. Kendinize tam bir resim vermek için hem kişisel hem de iş günü görevlerini tek bir görev listesine  dahil etmek iyi bir fikirdir.

Kuru temizlemecinizi teslim almaktan patronunuzla bire bir görüşme planlamaya kadar her şey aynı yerde kaydedilmelidir. Her şey yazıldıktan sonra, önceliklendirme tipik olarak her görevin önemine, aciliyetine, uzunluğuna ve ödülüne göre yapılır.

2-Neyin önemli olduğunu belirleyin: Gerçek hedeflerinizi anlamak

Acil bir zaman yönetimi stratejisi gibi görünse de önceliklendirme uzun vadeli hedeflere ulaşmada anahtardır. Terfi, bitmiş bir proje veya kariyer değişikliği gibi gerçekte ne için çalıştığınızı anlamak, gelecekteki sonuçlarla en ilgili görevleri belirlemenize yardımcı olur. Bu daha büyük hedefleri daha küçük, zamanla ilgili hedeflere bölmek iyi bir fikir olabilir. Örneğin, yıllık bir hedef, daha sonra haftalık görevlere, günlük önceliklere vb. yol açan aylık yapılacaklar listelerine dönüştürülebilir.

Meşgul olmanın ilerleme ile eş tutulduğu yaygın bir yanılgıdır. Ancak, gününüzü nihai hedef üzerinde hiçbir etkisi olmayan görevlerle doldurmak zaman kaybıdır. Her görevin kalıcı değeri konusunda kendinize karşı dürüst olun ve her zaman nihai hedefi aklınızda tutun. 

3- Neyin acil olduğunu vurgulayın

Yapılacaklar listeniz, hangi görevlerin derhal tamamlanması gerektiğini belirlemenize ve gelecekteki son tarihlere göre önceden plan yapmanıza yardımcı olarak, son teslim tarihlerinin tam görünürlüğünü sağlamalıdır.

Resmi olarak gerekli olmasalar bile son tarihler oluşturmak da önemlidir; aksi takdirde, yalnızca zamana duyarlı olmadıkları için önemli görevleri geri itmeye devam edeceksiniz.

4- Önem ve aciliyete göre görevlere öncelik verin

Acil ve önemli: Önce bu görevler yapılmalı

Önemli ancak acil değil: Bunu kesintisiz bir şekilde yapmak için takviminizde zamanı kapatın

Acil ama önemsiz: Delege edin. 

Ne acil ne de önemli: Yapılacaklar listenizden çıkarın

Önemli görevlere öncelik verilmesini sağlamak için başka bir strateji En Önemli Görevler (MIT) metodolojisidir. Bu strateji, o gün yapılması gereken yalnızca üç görevden oluşan ayrı bir liste oluşturmayı içerir. Bu görevler aciliyetlerinden çok önemlerine göre seçilmelidir. Karar vermek için kendinize hedefe yönelik sorular sorun: Hangi görevler nihai sonuç üzerinde en büyük etkiye sahip olacak? Bu hedefe doğru ilerlememi ilerletmek için  bugün ne yapabilirim?

5- Rekabet eden önceliklerden kaçının

Üzerinde çalıştığınız görevler özellikle zor olmadığında, bunları birlikte yönetmek nispeten kolaydır. Bununla birlikte, zorluk arttıkça araştırmalar, güçlü konumlardaki kişilerin tek bir hedefe öncelik verme olasılıklarının daha yüksek olduğunu, oysa düşük güçlü konumlardaki kişilerin birden çok önceliği denemeye ve yönetmeye devam edeceğini gösteriyor. Bu ikili görev stratejisi, performanstaki düşüşle  ilişkilendirilmiştir , bu da en önemli görevlerin en yüksek standartta yerine getirilmediği anlamına gelir.

Her seferinde tek bir önemli göreve odaklanmanın bir taktiği, olası dikkat dağıtıcı unsurları (eşzamanlı görevler veya geçici istekler) belirlemek ve gün boyunca bunlardan aktif olarak kaçınmaktır. Bu, bir sunum için slaytlar oluştururken aynı zamanda bir proje için veri çekme göreviniz varsa, bir göreve öncelik vermeniz ve diğeriyle ilgili işlerden, e-postalardan, mesajlardan veya hazırlıklardan kaçınmanız gerektiği anlamına gelir.

6- Çabayı düşünün

Uzun bir yapılacaklar listesine bakarken, yapılması gereken işler karşısında bunalmak kolaydır; bu, üretkenliği azaltan ve ertelemeye yol açan bir duygudur. Bunun üstesinden gelme stratejisi, görevleri tamamlamak için gereken çabaya göre değerlendirmeyi içerir.

Yapılacaklar listeniz çok ağır geliyorsa, en az zaman ve çaba gerektiren görevlere öncelik verin ve bunları hızlı bir şekilde gerçekleştirin. Bu görevlerin temizlenmesi size biraz nefes alma alanı sağlayacak ve sizi gün boyunca ilerletmek için bir başarı duygusu yaratacaktır.

7- Sürekli gözden geçirin ve gerçekçi olun

Görev listenizi ve önceliklerinizi sık sık gözden geçirmek, "kontrol ve odaklanmayı yeniden kazanmanın" anahtarıdır.